Reportr

Etikett: Effektivitet

  • 10 steg till superproduktivitet [Video]

    Hittade en fantastisk video (se längst ner). En 21-minuters guldgruva i produktivitet. Den handlar om Tom Sachs verkstad och hur de jobbar med effektivitet och produktivitet. De har satt ihop en manual (eller kanske snarare bibel?) med namnet Working To Code.
    The Code består av 10 punkter som berättar hur allt ska skötas för att fungera optimalt.

    Det här är en mycket fascinerade samling regler. Jag ska utan tvekan försöka applicera delar av The Code i min vardag. I sin helhet är dock The Code alldeles för extrem för min smak 😉

    produktiv, effektiv, jobb, video

    The Code – 10 regler för produktivitet

    1. ”Work to code”

    Följ reglerna och hoppa över flummet
    Inspirerade av militärisk disciplin vi man få bort spontana utsvävningar och påhitt. ”The Code” är ett fulländat system som måste följas till punkt och prickar för optimal produktivitet.

    2. ”Sacred Space”

    Arbetsplatsen är en helig plats
    Studion är en helig plats och respekt för denna plats är fundamental. Allt måste hållas rent och organiserat. Inga dörrsmällar eller annat oaktsamt beteende accepteras. Att mingla runt och störa kollegor som jobbar är inte heller ok. Mobiler ska vara på ljudlöst. Arbetsplatsen är helig och ska behandlas som en kyrka.

    3. ”Be on time”

    Kom i tid och var förberedd
    Kom i tid och leverera ett 100-procentigt engagemang. Dina uppgifter kräver din fulla uppmärksamhet. Det är varje anställds ansvar att hålla sin psykiska så väl som fysiska hälsa i trim. Sömn, kost, vätskebalans, träning.

    4. ”Be Thorough”

    Var noggrann
    Noggrannheten gäller genom hela processen vid utförandet av uppgiften, kontrolltestande, sortering av verktygen, städning av arbetsytan, samt dokumentation och rapportering. Allt ska utföras enligt studions dokumenterade standarder, aka The Code. Använd en to-do-lista.

    5. ”I understand”

    Rak kommunikation
    Den ena parten måste se till att informationen som skickas når fram. ”I understand” betyder att avsändaren och mottagaren är på samma sida. Rak kommunikation förhindrar missförstånd.

    6. ”Sent does not mean received”

    Skickat betyder inte fått
    Ta alltid emot och ge alltid bekräftelser. Bekräftelser är ett beviset på dina handlingar. Skicka ett mejl och fråga om paketet kom fram. Skicka ett sms och kolla om han/hon såg post-it-lappen på skrivbordet etc. Bekräftelsen är ditt kvitto.

    7. ”Keep a list”

    Använd listor till allt
    Kör alltid utefter en lista med prioriterade punkter. Ha med listan överallt. Håll koll på varje detalj i varje projekt du arbetar med. Din lista är din framtid och ditt förflutna.

    8. ”Always Be Knolling”

    Håll alltid ordning
    Ordningen i studion är A och O. Skrivbord och bänkar får aldrig lämnas stökiga och ostukturerade.
    Hur man håller ordning?

    1. Granska ytan och samla ihop sånt som inte används
    2. Plocka bort allt som inte används
    3. Gruppera alla objekt som hör ihop på något sätt
    4. Strukturera upp sakerna i räta linjer för optimal överblick

    9. ”Sacrifice to Leatherface”

    Slarv bestraffas med en slant till festkassan
    En liten uppoffring i form av småpengar måste göras till studions spargris vid vissa typer av misstag och brist på ansvarstagande. Detta ska trigga uppmärksamheten på detaljer. Olika misstag har olika prisklasser. Glömma låsa dörren, glömma slänga ljuset eller att inte ha penna och papper på sig när det behövs – lägg en slant till firmans festkassa.

    10. ”Persistens”

    Envisheten vinner alltid
    ”Press on. Nothing in the world can take the place of persistence. Talent will not; nothing is more common than unsuccessful men with talent. Genius will not; unrewarded genius is almost a proverb. Education will not; the world is full of educated derelicts. Persistence and determination alone are omnipotent.” – Ray Kroc, grundare av McDonald’s

    —

  • Fokus & momentum – 7 enkla knep för att tänka klart

    Fokus. Detta konstanta problem. När tankarna virvlar som tornados i huvudet och det enda man önskar är att kunna tänka klart. Jag tror att man kan lösa dessa ”sinnesirritationer” genom att titta på vad som händer i huvudet. Det krävs kanske lite övning och några nya rutiner, men det är inte svårare än att bara börja idag. Ibland kan ett telefonsamtal du måste göra störa dig hela dagen, mer eller mindre medvetet. Kanske är du orolig för ett kommande möte. Hur hittar man och löser dessa saker?

    Ta ett djupt andetag, blunda en stund och samla dina tankar. När du blir medveten om dessa stressfaktorer är det bäst att göra något åt dem för att bli av med dem. Gör telefonsamtalet, eller skriv upp den på din ”att göra”-lista – och vips så kan du släppa den för stunden och lägga krutet på annat. Ibland kan ett problem träda fram och tala för sig själv; ”Det finns inget jag kan göra åt detta tills fredag”. Bara att gilla läget.

    Jag tror man ibland bara behöver känna efter lite för att hitta det som pyr strax under ytan. Sånt som kan vara irriterande och påfrestande, och påverka din hjärnkapacitet negativt. Här är några enkla knep som vem som helst kan applicera utan vidare, redan idag.

    fokus, momentum, kaos, tänka klart

    7 enkla tips för mer fokus och klarare tänkande

    1. Ha en organiserad arbetsyta

    Jag skulle vilja påstå att det är ytterst sällsynt att en person fungerar bättre i en rörig miljö. Ett organiserat hem och/eller kontor innebär att du slipper bli distraherad av ”var har jag lagt…”-tanken.
    Eller ”Always be knolling”, som Tom Sachs skulle ha sagt.

    2. Få tillräckligt med god sömn

    Hur mycket man behöver sova varierar förstås mycket, men ett absolut minimum för nästan alla är någonstans runt fem timmar. Många av oss lider om vi sover mindre än sju timmar (typ jag själv). Forskning tyder dock på att förutom minimumet antal timmar så är kvaliteten på sömnen viktigare för hjärnans normala funktion.

    3. Promenera

    Jag tror att forskningen så småningom kommer att visa att detta är en av de bästa sakerna du kan göra för att förbättra kvaliteten på ditt tänkande. Men vänta inte på bevis. Det finns tillräckligt med andra skäl att ta en promenad ändå. Själv lyckas jag till exempel aldrig sätta mig ner fram för dator och tänka ”nu ska jag blogga, vad ska jag blogga om?” och sedan utan vidare få ner några kloka rader. Jag måste promenera och låta tankarna flöda. Det är där och då jag får mina idéer. Sen är det bara att sätta sig i soffan med datorn i knät och skriva ner det. Den här artikeln är inget undantag.

    4. Undvik socker

    Ät en påse godis på fastande mage och försök sedan att lösa matematiska problem 20 minuter senare. Eller ett kreativt för den delen. Välkommen in i ”hjärndimman”. Lycka till, säger jag. Vill du grotta ner dig i bevis så snubblade jag över den här artikeln här om dagen: Why Sugar Makes Us Sleepy (And Protein Wakes Us Up)

    5. Syresätt hjärnan

    Tre djupa andetag genom näsan är som en mini-meditation. Låter kanske flummigt, med herregud, hur ska du kunna få nåt gjort utan ordentligt med syre i blodet och hjärnan?

    6. Drick inte alkohol

    En öl eller två kan hjälpa din kreativitet (eller hjärnaktivitet, om vi ska vara petiga), men generellt är alkohol ett hinder för att kunna tänka klart. I synnerhet när alkoholen ska brytas ner.

    7. Ät ”Brain-food”

    Fullkorn, grönsaker, fisk, fisk och fisk. Om det är helt omöjligt; fuska med vitaminpiller och omega 3-kapslar. Själv är jag ett stort fan av sushi och misstänker att jag kommer att få både ryggfena och fjäll inom några år. Men det är det värt 😉

    Vilka är era bästa momentum- och fokusknep? Lämna gärna en kommentar!

    —

  • 7 tips: Så här får du tid att både jobba, träna och blogga!

    De flesta av oss lever väldigt stressiga liv. Det är ju så mycket som vi ska hinna med. Vi ska hinna jobba, träna, umgås med familj och vänner och dessutom göra roliga saker så som att blogga. Men det kan vara svårt att få dygnets 24 timmar att räcka till – vi måste ju sova några timmar varje natt också. Som tur är så finns det en hel del saker du kan göra för att hantera din tid bättre.


    Grafik lånad från: Borner låna pengar

    7 tips för en effektiv tidshantering

    Radera alla spel-appar

    Kommentar överflödig.

    Prioritera, prioritera, prioritera

    Vissa saker är helt enkelt viktigare än andra. Det kan, till exempel, vara viktigare att gå på ett föräldramöte än att hinna köra det där dubbelpasset på Friskis & Svettis. Genom prioriteringar kommer du inte kunna gör allting alltid men du kommer kunna göra det absolut viktigaste.

    Börja använda To Do-listor

    En enkel och smart grej. Skriv upp vad du behöver göra under dagen på en lista och bocka sedan av aktiviteterna efter du gjort dessa. Detta hjälper dig att få en bättre överblick över vad som måste göras. Samtidigt är det väldigt viktigt att endast skriva upp saker som kan bli klara under dagen. Till exempel träna 60 minuter.

    ”Batcha” snarlika aktiviteter

    Jag twittrade med @Stiernholm här om dagen om att ”batcha” snarlika aktiviteter, och på så vis kapa bort lite uppstartstid. Till exempel en ringa-batch och två mejl-batchar per dag, som du då alltså kör i ett svep. Som konsult är det ju även smidigt att batcha kunduppdrag; ”Nu kör jag kund X i 3 timmar, sen kund Y i 2 timmar”. Kanske kan du även skapa en ”göra rapporter”-batch, ”läsa pdf:er/presentationer”-batch, eller en ”renskriva mötesanteckningar”-batch?

    Skriv upp allt i samma kalender

    Om du har många möten i jobbet samt många aktiviteter privat kan det vara en god idé att trots allt använda samma kalender. Då ser du enklare när du kan boka in ett extra träningspass eller möte. De flesta kalendertjänster går att koppla ihop på olika sätt, så som Outlook Calender och Google Calender till iCal.

    Skriv upp dina mål

    Att skriva upp mål över vad du vill få gjort under en dag, eller en vecka, kan vara ett bra sätt att verkligen komma till skott och göra de saker som du måste och som du vill få gjort.

    Använd dötiden

    Att ta vara på alla små break som uppstår under en dag, till exempel på bussen in till jobbet eller på tunnelbanan hem. Här får du ett utmärkt tillfälle att skriva bloggutkast, svara på mejl eller läsa nyheter. Samma sak gäller i hemmet när du väntar på att vattnet ska koka upp eller liknande.

    Att skapa sig en effektiv tidshantering där du får tid både till jobb såväl som att träna och blogga kan vara svårt. Men om du följer några av tipsen kommer du förhoppningsvis snabbt märka att det faktiskt går att få mycket gjort under en dag, så länge som du har klara och tydliga mål.

    —

  • Strategi för inlärning – ta in kunskap mer effektivt i 6 steg

    Kunskap är makt. Alla vill vi nå djupare insikter, komma ihåg mer och kunna dra slutsatser och applicera det vi lärt oss.

    Här är en grundläggande inlärningsstrategi med några knep som kan fungera som en påminnelse. Det finns knappast något tvivel om att effektivare inlärning kommer att ha en positiv effekt på din karriär eller ditt företagande. Dessutom; med mer kunskap kan du bli den där personen som alltid har något intressant att säga. Vill vi inte alla bli intressantare personer?

    strategi, kunskap, inlärning, lära sig, mindmap, taktik

    Inlärningsstrategi – lär dig mer på kortare tid

    Trigga nyfikenheten

    Nyfikenhet skapar ett sug efter ny kunskap, men hur blir man mer nyfiken? Ett sätt är att avsluta varje möte eller lektion med en fråga eller två som du kan låta hänga kvar i bakhuvudet. Detta tror jag kan skapa en känsla av att vilja fortsätta arbetet senare. Det blir lite som en TV-serie, eller en film med reklampaus vid en intressant tidpunkt i dramat. Du vill hänga kvar för att se vad som händer härnäst.

    Förbered hjärnan för inlärning

    När man ska ta in större mängder material tror jag att det är viktigt att dyka ner i det i ett så tidigt skede som möjligt. Helst innan man ens känner sig redo eller har tid att ta sig an det. Det första steget i lärandet är ju den delen där man tittar på materialet och bara säger ”va?”. Dyk ner i allt så snabbt som möjligt och reflektera sedan över det någon kväll eller så. Därefter börjar ditt undermedvetna jobba och ta in de nya koncepten eller idéerna och organisera dem. Man kan kalla det för en slags positiv ”inkubationstid”.

    Relatera till sånt du redan vet

    När du sätter dig ner för att studera materialet, försök relatera till sånt du redan vet. Jämför och hitta kontraster. Tänk ”Det här är ju som…,” eller ”Hur skiljer sig det här mot…”. Genom att hitta paralleller till andra lösningar och koncept som är bekanta så sätter sig det nya materialet, och känns inte lika främmande att applicera.

    Använd din fantasi

    Att vara lite kreativ och hitta nya perspektiv är en av de stora inlärningsknepen. Till exempel: När du studerar, tänk att du kommer att undervisa andra inom det vid ett senare tillfälle. Snappa upp detaljer och helheter och fundera på hur du skulle vilja lära ut det. Jag tror att detta är ett effektivt sätt att få ett bra grepp på nya uppgifter. Det kräver liksom att man är uppmärksam och memorerar så mycket man bara orkar.

    Fundera också över hur du kommer att använda det du lär dig. Det finns så mycket information, och så lite av det är verkligen ”viktiga saker” för just dig. Men genom att tänka dig hur du ska använda den nya informationen, tenderar du att automatiskt fokusera på de saker du verkligen behöver veta.

    Ta pauser för att hjälpa hjärnan

    Du kan lära dig mer genom att arbeta mindre. Forskning visar att den information som presenteras först och sist vid en session är det vi minns bäst. Så genom att ta pauser skapar du fler små ”sessioner” och antalet ”Startar” och ”Avslut” ökas. Sträck på dig under dina raster, eftersom detta också kan bidra till att hålla din hjärna fräsch.

    Hitta tid – som 180 outnyttjade timmar…

    Tänk om det inte tog någon extra tid att lära sig ett nytt språk, ta en kurs eller studera något nytt och intressant? Börja använda den dötid du har idag – till exempel tiden du sitter i bilen eller på bussen. Ljudböcker är perfekt för ändamålet! Nästan alla bibliotek har hundratals ljudböcker, och du kan förstås även ladda ner böcker på nätet.
    Detta är en av de mest underutnyttjade och enklaste inlärningsknepet. Om du har 25 minuter till jobbet så tillbringar du cirka 180 timmar per år i bilen (tunnelbanan, bussen eller cykeln) på väg till och från jobbet. Du kan väl inte mena att du inte kan lära dig något användbart om du hade fyra timmar per vecka av ljudinstruktioner under ett helt år? Tänk vad mycket du hinner lära dig på 5 år, eller 10!

    Vilka är era främsta knep för att lära er nya saker och maximera effektiviteten?

    —

  • 6 idéer för en enklare vardag, mindre livspussel och sundare livsstil

    Vi lever i en snabbt föränderlig värld och allt tycks bli mer och mer komplicerat. På lunchen pratas det knappast om vädret – utan om senaste kampanjerna, webblanseringarna, ”artificial intelligence”-appar och förstås bloggosfärens alla inlägg. Det är ofta jag känner att ”Hey, jag hänger inte med”.

    Jag har lite smått börjat försöka förenkla mitt liv. Bit för bit. Jag tror att ett förenklat liv kan bidra till att skapa ett mer avslappnat och mer tillfredsställande liv.

    tidshantering, planering, livspussel, livsstil

    Förenklingen ska innebära att man lyckas frigöra tid, pengar och energi så att man kan ägna mer uppmärksamhet åt sånt som är viktigt.

    Här är 6 idéer för ett enklare liv

    1. Tidshantering – Ta kontroll över din tid

    Ta en ordentlig titt på din vardag och ditt schema, och börja sedan justera det så att det är mer hanterbart. Du kommer nästan garanterat behöva säga ”nej” oftare. Det är fantastiskt hur stor skillnad det kan göra genom att bara klippa bort 1 aktivitet i veckan för att få mer tid för sig själv.

    2. Prioritera – Hetsa inte upp dig för småsaker

    Jag vet att det är lättare sagt än gjort, men att bara kunna släppa vissa saker ibland tror jag är en bra grej. Det är väl inte hela världen om bostaden inte dammsugs på ett par veckor? Alla dess småsaker måste faktiskt inte göras precis nu, det är helt ok att skjuta upp. Och varenda uppgift måste inte göras perfekt. Det räcker gott och väl med att det görs okej.

    3. Be om hjälp – En klassisk delegering

    Om du kommer till en punkt där du känner dig dränkt av dina personliga och professionella skyldigheter – be om hjälp. Det är något som jag tror att särskilt vi svenskar är dåliga på. Att kunna säga ”nej, jag fixar inte det här”. Egentligen handlar det om helt vanlig delegering. Använd ditt nätverk för att se om någon annan kan utföra uppgifterna. I korthet: Nyttja alla dina resurser och delegera vissa uppgifter till andra.

    4. Minimalism – Rensa bort lite skit

    Att rensa i röran är ett stort steg mot att leva ett enklare liv. Investera lite tid i att gå igenom ditt hem och sälj, ge bort, eller kasta ut saker som du inte längre använder. Det här är ofta en stor uppgift, så försök inte göra allt på en helg. Prova att sätta upp ett mål, till exempel att gå igenom en låda varje vecka.

    5. Måltidsplanering – Förenkla dina måltider

    Börja tillaga rätter som kommer att ge flera måltider. Grytor och många andra recept är lika lätt att göra i stora portioner som de är att göra i små portioner. Måltidsplanering är en pengar-, energi- och tidssparare – vad mer kan en upptagen person begära? En annan idé är att göra som jag: Lägg osunt mycket pengar i matbudget och käka ute var och varannan dag. Dyrt ja, men grymt trevligt!

    6. Paus i schemat – Ta hand om dig

    Någon gång under dagen borde du verkligen ta dig tid att koppla av. Mejsla ut minst 30 minuter per dag för att ta en paus eller ta en kort promenad. Se till att du får rätt mängd sömn så att du har den energi som du behöver för att möta varje dag. Själv försöker jag att styrketräna 3-4 gånger i veckan. När jag kommer hem från de passen är det grymt svårt att göra något annat än att ligga orörlig i soffan med iPaden.

    Kom ihåg att ditt liv är fyllt med många olika aspekter. Håll dem alla i balans, och de kommer alla att få ett mycket högre värde. Det är min absoluta övertygelse.

    —